Ohje klubin nuorisovaihtajille
Nuorisovaihto ei välttämättä vaadi klubilta suuria taloudellisia satsauksia, vaan jokainen klubi päättää lähetettävien nuorten määrän ja summan, jolla klubi osallistuu matkan kustannuksiin.
OHJEET JOITA ON EHDOTTOMASTI NOUDATETTAVA
1. Käyttäkää vain oman piirin sivuilla hakemaanne tai lähettämääni esitäytettyä uusinta vuoden 2023 lomaketta. Lomake muuttuu vuosittain, eikä vanhaa lomaketta saa käyttää.
2. Lomake täytetään tietokoneella Excel-ohjelmalla ja lähetetään minulle sähköpostilla edelleen Excel-tiedostona ilman allekirjoituksia.
3. Tarkista nuoren täyttämä hakemus huolellisesti.
a. Keskustele nuoren kanssa hakemukseen merkityistä kohdemaista ja niiden valintaperusteista sekä rajoitteista. Katso kohdemaalista.
b. Hyvä vinkki paikan saamisen varmistamiseksi on merkitä esimerkiksi 3. maavaihtoehtoon ”AnyEuropean country ” tai ”Any country”
c. Varmista kohteen hinta ja sovi kustannusten vastuunjaosta lähtijän perheen kanssa.
d. Puhelinnumerot kirjoitettava ehdottomasti kansainvälisessä muodossa maakoodeja käyttäen (esim. +358 50 544 2979)
e. Nuoren sähköposti pitää olla muotoa, jossa selvästi on etunimi ja sukunimi. (esim. etunimi.sukunimi@gmail.com) Tällainen posti on siis hankittava jos sitä ei ole. Se helpottaa nuorisovaihtajien työtä ja herättää luottamusta kansainvälisessä viestinnässä.
f. Nuoren on luettava sähköpostia säännöllisesti (lähes päivittäin).
4. Pyydä nuorta lähettämään hyväksytyn hakemuksen liitteeksi allekirjoitusten jälkeen piirisi nuorisovaihtotoimikunnan puheenjohtajalle sähköpostilla:
1. Kopio passista (skannattuna)
2. Eurooppalainen sairaanhoitokortti (EHIC, Kelasta pyytämällä, maksuton)
3. Kopio Matkavakuutuksesta, joka tulee olla voimassa vähintään 3 kk kotiintulon jälkeen
4. Kopio Vastuuvakuutuksesta, joka tulee olla voimassa koko matkan ajan
5. Kirje isäntäperheelle "Dear Host Family" tekstimuodossa
6. Hakijan kuvia: vähintään yksi kasvokuva (jpg) sekä hakijan perhekuva (jpg)
7. Allekirjoitus
Liitteet nimetään ehdottomasti: Sukunimi Etunimi ja liitteen nimi englanniksi. Esimerkiksi "Mallinen Maija Passport". Kiinnitä huomiota liitteiden ja kuvien kokoon ja laatuun!
5. Perhe täyttää kohdat I-IV. Lisää omat tietosi kohtaan V ”Responsible Lions club data” (Tähän nuorisovaihtajan tiedot, ei presidentin.)
6. Jätä tyhjäksi kohta VII ”Authorised YCE Chairperson responsible for this form” ja kohta X “Lions Youth Camp Exchange GDPR Information …”
7. Lähettäkää Excel-hakukaavake liitteineen (4. kohta) piirin nuorisovaihtajalle 15.12. mennessä osoitteeseen: paula.k.taskila@gmail.com
8. Lähettävä klubi täyttää vastaanottositoumuksen, joka tulee olla hakemuksen liitteenä. Ilman sitoumusta hakemuksia ei oteta käsittelyyn.
9. Odota vastausta ja kun lomake on tarkistettu täydennetty TALLENNA JA TULOSTA UUSIN LOMAKE JA HÄVITÄ MUUT VERSIOT KONEELTA.
Puutteelliset lomakkeet pitkittävät hakemuksen käsittelyä ja aiheuttavat lisätyötä kaikille osapuolille.
10. Allekirjoitukset otetaan yhtenä kappaleena em. tarkistetulle tulosteelle.
11. Lähetä allekirjoitettu sivu skannattuna osoitteeseen paula.k.taskila@gmail.com
12. Reppumaksu laskutetaan tästä kaudesta alkaen klubilta.
13. Klubi etsii isäntäperheen ja palauttaa isäntäperhelomakkeen minulle.
14. Myöhästyneet ja puutteelliset hakemukset käsitellään sijoittelussa toissijaisina eli ajoissa tulleiden ja täydellisten hakemusten jälkeen.
15. Olen käytettävissä ja annan mielelläni lisätietoja kaikissa nuorisovaihtoon liittyvissä asioissa.
Ota rohkeasti yhteyttä! ”We serve”
Paula Taskila
L-piirin nuorisovaihtokoordinaattori